digital
event
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Organisateur événementiel et expérientiel
La digitalisation d’événements est une stratégie qui s’intègre dans le contexte de la crise sanitaire du Covid-19. Elle apparaît comme une solution innovante qui permet aux entreprises de se réinventer dans l’organisation de leurs événements professionnels.
Le monde entier vibre au rythme du numérique et cela se fait ressentir dans tous les secteurs d’activité. En effet, le web dispose d’un nombre important d’outils favorisant la tenue d’une réunion ou d’une conférence de manière virtuelle.
Tout comme l’organisation d’un événement physique, celui qui se fait en ligne nécessite une préparation conséquente d’autant plus que ce type d’événements se déroule en plusieurs sessions. Cette option est très appréciée par les professionnels d’autant plus qu’elle renforce la stratégie communicationnelle au sein de l’entreprise tout en plongeant les intervenants dans une ambiance similaire à celle d’un événement traditionnel avec la possibilité pour ces derniers d’interagir.
Le monde entier vibre au rythme du numérique et cela se fait ressentir dans tous les secteurs d’activité. En effet, le web dispose d’un nombre important d’outils favorisant la tenue d’une réunion ou d’une conférence de manière virtuelle.
Tout comme l’organisation d’un événement physique, celui qui se fait en ligne nécessite une préparation conséquente d’autant plus que ce type d’événements se déroule en plusieurs sessions. Cette option est très appréciée par les professionnels d’autant plus qu’elle renforce la stratégie communicationnelle au sein de l’entreprise tout en plongeant les intervenants dans une ambiance similaire à celle d’un événement traditionnel avec la possibilité pour ces derniers d’interagir.
Opter pour l’évènementiel en ligne c’est s’assurer d’être présent partout et tout le temps
01.
Création
d’événements
d’événements
d’événements
En ligne simplement
Même si de nombreuses entreprises avaient déjà recours à cette pratique dans certaines circonstances, la crise sanitaire que connaît le monde actuellement a révolutionné cette pratique professionnelle d’autant plus que les regroupements de plusieurs personnes sont interdits.
Créer un événement en ligne nécessite à la fois une parfaite expérience dans le domaine de l’événementiel et une bonne maîtrise de la technologie connectée. Ceci étant, il peut se décliner sous plusieurs formes selon le type d’événements qu’on souhaite organiser.
Toutefois, bien qu’il existe plusieurs méthodes pour créer un événement digital, le webinar apparaît comme l’option la plus courante. La création d’un événement virtuel se fait suivant un certain nombre d’étapes non-négligeables.
Une problématique précise doit être définie en fonction de la stratégie de communication mise en place et du choix des participants ; fixer une date et une heure pour la tenue de cet événement ; lancer une campagne d’emailing afin d’optimiser la visibilité du logiciel utilisé pour l’événement, mise en place des contours techniques et bien d’autres.
Une problématique précise doit être définie en fonction de la stratégie de communication mise en place et du choix des participants ; fixer une date et une heure pour la tenue de cet événement ; lancer une campagne d’emailing afin d’optimiser la visibilité du logiciel utilisé pour l’événement, mise en place des contours techniques et bien d’autres.
Offrir une expérience digitalisée au top pour votre audience
Les agences événementielles sont très appréciées pour leur savoir-faire dans ce domaine d’autant plus qu’elles sont une garantie pour la réussite de ce type d’événements. Permettre à son audience ou aux intervenants de vivre une bonne expérience digitale est une priorité pour ces spécialistes.
L’objectif principal lorsqu’on décide d’organiser un événement virtuel c’est la recherche de l’interaction entre les différents participants. Derrière leurs écrans, les clients ou les collaborateurs d’une entreprise peuvent vivre une expérience inoubliable. L’impact recherché provient de la capacité d’un expert en événementiel à transformer un événement de par l’utilisation d’un certain nombre d’équipements audiovisuels.
Comme on peut le constater, il est tout à fait possible de véhiculer un message tout en permettant à son audience de passer des moments uniques même si certains estiment que les événements en ligne pourraient ne pas toujours favoriser l’attention des intervenants d’où l’expertise d’une agence événementielle professionnelle. Les solutions proposées tiennent compte du type d’événement professionnel et du nombre de temps prévu à cet effet. Vous pouvez opter pour la diffusion d’une vidéoconférence en direct, animée d’éléments comme des jeux concours, chat, quizz ou d’un système de vote.
L’objectif principal lorsqu’on décide d’organiser un événement virtuel c’est la recherche de l’interaction entre les différents participants. Derrière leurs écrans, les clients ou les collaborateurs d’une entreprise peuvent vivre une expérience inoubliable. L’impact recherché provient de la capacité d’un expert en événementiel à transformer un événement de par l’utilisation d’un certain nombre d’équipements audiovisuels.
Comme on peut le constater, il est tout à fait possible de véhiculer un message tout en permettant à son audience de passer des moments uniques même si certains estiment que les événements en ligne pourraient ne pas toujours favoriser l’attention des intervenants d’où l’expertise d’une agence événementielle professionnelle. Les solutions proposées tiennent compte du type d’événement professionnel et du nombre de temps prévu à cet effet. Vous pouvez opter pour la diffusion d’une vidéoconférence en direct, animée d’éléments comme des jeux concours, chat, quizz ou d’un système de vote.
Enrichir un événement grâce à la vidéo
L’utilisation de contenus digitaux est une solution qui s’adapte aux besoins des entreprises à l’heure actuelle. Les montages de plateau TV représentent une meilleure alternative pour l’intégration de vidéos dans son événement.
Cela consiste à un montage de plusieurs vidéos filmées auprès de nombreux intervenants à des lieux différents afin de recueillir leurs avis sur un certain nombre de sujets.
La vidéo permet de vivre une expérience enrichissante d’autant plus qu’elle s’appuie sur l’intelligence des personnes interviewées. Un tel montage peut effectivement être diffusé en direct auprès d’une audience comme c’est le cas avec les réseaux sociaux qui offrent la possibilité de revivre un événement après sa tenue. La vidéo apparaît sans doute comme un moyen de communication pertinent dans le monde professionnel actuel de plus en plus axé sur le marketing digital et l’audiovisuel.
Si l’utilisation des vidéos dans l’organisation d’événements virtuels est devenue autant appréciée, c’est aussi et surtout pour son impact. En effet, la vidéo est une stratégie de communication pertinente et moins onéreuse. Contrairement à la méthode classique qui consiste à la lecture de longs discours, il est possible de passer une information complète dans une vidéo d’une minute via l’utilisation de certains mots précis. En plus de cela, c’est beaucoup plus facile de captiver l’attention de sa cible par une vidéo. Cela passe par l’utilisation de nombreux outils audiovisuels capables de retenir l’attention des spectateurs du début jusqu’à la fin de l’événement.
La vidéo permet de vivre une expérience enrichissante d’autant plus qu’elle s’appuie sur l’intelligence des personnes interviewées. Un tel montage peut effectivement être diffusé en direct auprès d’une audience comme c’est le cas avec les réseaux sociaux qui offrent la possibilité de revivre un événement après sa tenue. La vidéo apparaît sans doute comme un moyen de communication pertinent dans le monde professionnel actuel de plus en plus axé sur le marketing digital et l’audiovisuel.
Si l’utilisation des vidéos dans l’organisation d’événements virtuels est devenue autant appréciée, c’est aussi et surtout pour son impact. En effet, la vidéo est une stratégie de communication pertinente et moins onéreuse. Contrairement à la méthode classique qui consiste à la lecture de longs discours, il est possible de passer une information complète dans une vidéo d’une minute via l’utilisation de certains mots précis. En plus de cela, c’est beaucoup plus facile de captiver l’attention de sa cible par une vidéo. Cela passe par l’utilisation de nombreux outils audiovisuels capables de retenir l’attention des spectateurs du début jusqu’à la fin de l’événement.
Exploiter votre événement en direct sur vos réseaux sociaux
Les réseaux sociaux sont des relais efficaces d’événements digitalisés. Le recours à ces plateformes est généralement nécessaire lorsqu’on souhaite faire revivre un événement à ceux qui n’ont pas pu assister en direct.
Elles offrent la possibilité aux entreprises d’atteindre une cible beaucoup plus large. En plus d’améliorer la réputation des professionnels quel que soit leur secteur d’activité, les réseaux sociaux sont un moyen intéressant pour donner l’ampleur à son événement.
Que ce soit sur Instagram, Facebook, Twitter ou sur un autre réseau social, il existe une possibilité pour les entreprises de réaliser des livestream.
Étant donné que la vidéo a un impact pertinent sur le spectateur, passer par les plateformes sociales est une option efficace pour le relayer auprès d’un nombre important d‘internautes.
Considérées comme un élément indispensable dans la communication, ces plateformes favorisent l’optimisation de votre visibilité sur le web.
Facilement accessibles, les réseaux sociaux favorisent désormais la lecture automatique des vidéos, un moyen important de vulgariser votre événement sans dépenser beaucoup d’argent.
02.
Conférences
Conférences
Conférences
De presse virtuelles
Elles sont une marque de fabrique des grands organismes qui en ont fait une véritable tradition surtout lorsqu’il s’agit de lancer un nouveau produit ou service.
Ces événements sont une meilleure alternative aux conférences de presse physique car inviter des journalistes à prendre part à un événement de lancement ou de présentation d’un nouveau produit n’est plus du tout aisé.
Les conférences de presse virtuelles offrent la possibilité aux entreprises de faire passer des informations d’une autre manière aux médias.
Cette méthode s’est davantage renforcée avec l’avènement de la pandémie du coronavirus qui a contribué de manière considérable au changement d’habitudes. Bien qu’il soit facile d’organiser une conférence de presse en ligne, il faut cependant disposer d’une plateforme performante sans oublier un équipement technique nécessaire.
Cette méthode s’est davantage renforcée avec l’avènement de la pandémie du coronavirus qui a contribué de manière considérable au changement d’habitudes. Bien qu’il soit facile d’organiser une conférence de presse en ligne, il faut cependant disposer d’une plateforme performante sans oublier un équipement technique nécessaire.
La conférence de presse en ligne est en plein essor
Les méthodes utilisées lors de l’organisation d’une conférence de presse en ligne varient d’un expert à un autre. Cela repose principalement sur l’utilisation de différents outils disponibles sur le web et destinés à la préparation de votre conférence de presse.
Ceci étant, leur maîtrise est indispensable dans la réussite de votre stratégie. Celle-ci se met en place en tenant compte de plusieurs autres éléments comme le format de la conférence, sa durée, le nombre d’intervenants etc.
Pour y arriver, il est important de se poser un certain nombre de questions. Celles-ci permettent de se concentrer uniquement sur l’essentiel en ne communiquant que sur ce qui édifiera votre audience, la façon dont les choses se dérouleront, le scénario mis en place, l’endroit où cela se tiendra, les participants et leur mode d’intervention. Toutes ces interrogations vous aideront à mieux préparer cet événement important. De plus, le sujet du jour doit également être bien maîtrisé. Pour rendre votre conférence de presse plus intéressante afin de captiver l’attention et marquer l’esprit des spectateurs, il faut également penser à la rédaction des différents contenus, notamment les invitations, livres blancs, les éléments visuels et vidéos pour l’accompagnement sans oublier le dossier de presse. Pour ce qui est de son déroulement, il vaut mieux confier la coordination à un spécialiste qui s’occupera de l’introduction des convives ainsi que de la présentation du baromètre.
La session de questions-réponses doit intervenir après la présentation de l’étude afin d’éviter des perturbations.
Pour y arriver, il est important de se poser un certain nombre de questions. Celles-ci permettent de se concentrer uniquement sur l’essentiel en ne communiquant que sur ce qui édifiera votre audience, la façon dont les choses se dérouleront, le scénario mis en place, l’endroit où cela se tiendra, les participants et leur mode d’intervention. Toutes ces interrogations vous aideront à mieux préparer cet événement important. De plus, le sujet du jour doit également être bien maîtrisé. Pour rendre votre conférence de presse plus intéressante afin de captiver l’attention et marquer l’esprit des spectateurs, il faut également penser à la rédaction des différents contenus, notamment les invitations, livres blancs, les éléments visuels et vidéos pour l’accompagnement sans oublier le dossier de presse. Pour ce qui est de son déroulement, il vaut mieux confier la coordination à un spécialiste qui s’occupera de l’introduction des convives ainsi que de la présentation du baromètre.
La session de questions-réponses doit intervenir après la présentation de l’étude afin d’éviter des perturbations.
Stratégie pour l’organisation de votre conférence de presse virtuelle
Réunir des journalistes pour une conférence de presse nécessite non seulement un budget conséquent mais également une organisation beaucoup plus complexe.
Par contre, la conférence de presse virtuelle a su se faire une place dans le monde professionnel depuis quelque temps.
Son importance s’est davantage montrée avec la crise sanitaire qui interdisait les rassemblements d’un certain nombre de personnes. Étant donné que plusieurs entreprises avaient déjà programmé leurs événements, ces derniers ont été dans l’obligation de les tenir en ligne.
En effet, tout se déroule comme dans un point de presse classique depuis une salle de conférence équipée du matériel nécessaire pour la tenue d’un tel événement. Les différents participants procèdent au déroulement de l’actualité en présence de journalistes qui, depuis leurs lieux respectifs, pourront poser leurs questions au moment qui a été prévu pour cela. La conférence de presse virtuelle occupe désormais une place de choix dans le bon fonctionnement de vos activités professionnelles.
Son importance s’est davantage montrée avec la crise sanitaire qui interdisait les rassemblements d’un certain nombre de personnes. Étant donné que plusieurs entreprises avaient déjà programmé leurs événements, ces derniers ont été dans l’obligation de les tenir en ligne.
En effet, tout se déroule comme dans un point de presse classique depuis une salle de conférence équipée du matériel nécessaire pour la tenue d’un tel événement. Les différents participants procèdent au déroulement de l’actualité en présence de journalistes qui, depuis leurs lieux respectifs, pourront poser leurs questions au moment qui a été prévu pour cela. La conférence de presse virtuelle occupe désormais une place de choix dans le bon fonctionnement de vos activités professionnelles.
Une conférence de presse pour lancer les marques
L’organisation des conférences de presse est le plus souvent envisagée lors du lancement d’une nouvelle marque, produit ou service.
C’est l’occasion pour l’organisme de communiquer efficacement sur sa nouveauté et répondre aux questions des spectateurs afin de gagner la confiance de ses potentiels clients. Procéder à l’organisation d’une conférence de presse virtuelle est devenu une pratique très tendance dans le monde professionnel aujourd’hui.
Les professionnels sont conscients de l’impact considérable du web dans leur stratégie communicationnelle et se tournent de plus en plus vers une technique marketing visant à faire connaitre la marque par le plus grand nombre de personnes possibles. Pour réussir un tel événement, une bonne préparation est nécessaire et se fait suivant un certain nombre d’étapes. Vous devez pour cela :
Les professionnels sont conscients de l’impact considérable du web dans leur stratégie communicationnelle et se tournent de plus en plus vers une technique marketing visant à faire connaitre la marque par le plus grand nombre de personnes possibles. Pour réussir un tel événement, une bonne préparation est nécessaire et se fait suivant un certain nombre d’étapes. Vous devez pour cela :
Choisir une plateforme capable de répondre à vos attentes avec une cible bien déterminée.
Créer le lien de connexion pour accéder à la conférence et le partager plusieurs jours à l’avance
Renvoyer le lien quelques heures avant le début de la conférence de presse virtuelle
Opter pour un cadre professionnel comme c’est le cas pour des conférences traditionnelles
Miser sur la présentation tout en évitant que des objets en arrière-plan qui détournent l’attention des spectateurs
Prévoir un système pour le recueillement des questions
Pour ce qui est de la tenue de la conférence en ligne, il est conseillé de la débuter à l’heure prévue même s’il existe une possibilité que la vidéoconférence soit enregistrée pour que les retardataires y aient accès.
Le savoir-faire d’un réalisateur professionnel serait un atout pour ne pas donner une mauvaise impression à ceux qui vous suivent en direct. La structure ainsi que les différents intervenants de votre conférence de presse doivent être connus bien à l’avance.
Choisir une plateforme capable de répondre à vos attentes avec une cible bien déterminée.
Créer le lien de connexion pour accéder à la conférence et le partager plusieurs jours à l’avance
Renvoyer le lien quelques heures avant le début de la conférence de presse virtuelle
Opter pour un cadre professionnel comme c’est le cas pour des conférences traditionnelles
Miser sur la présentation tout en évitant que des objets en arrière-plan qui détournent l’attention des spectateurs
Prévoir un système pour le recueillement des questions
Pour ce qui est de la tenue de la conférence en ligne, il est conseillé de la débuter à l’heure prévue même s’il existe une possibilité que la vidéoconférence soit enregistrée pour que les retardataires y aient accès.
Le savoir-faire d’un réalisateur professionnel serait un atout pour ne pas donner une mauvaise impression à ceux qui vous suivent en direct. La structure ainsi que les différents intervenants de votre conférence de presse doivent être connus bien à l’avance.
03.
Construire une stratégie de
Webinar
Webinar
Il s’agit d’une réunion collective au travers du web. La tenue d’une conférence se fait sur la base d’un réseau informatique sur internet impliquant plusieurs intervenants qui devront interagir pendant son déroulement.
Le webinar apparaît comme la méthode par excellence pour organiser un événement en ligne. Cette stratégie nécessite le plus souvent l’utilisation de certains d’outils comme un logiciel de webinar.
Il est nécessaire pour partager des connaissances, renforcer la notoriété d’une marque, présenter un produit etc.
Les 6 grandes étapes pour organiser un webinar
La réussite d’un webinar repose entièrement sur son organisation. Si cette technique de travail à distance est autant appréciée, c’est parce qu’elle présente de nombreux avantages aussi bien du côté de la cible que des entreprises.
Elle est en pleine expansion de nos jours au regard de l’ambiance morose causée par la crise sanitaire mondiale. Toutefois, sa préparation peut se faire en six phases.
01.
Le choix des sujets
L’objectif étant de véhiculer un message auprès d’une cible bien précise, il devient judicieux d’opter pour des thématiques qui les intéressent particulièrement.
C’est d’ailleurs ce qui leur permettra de vous suivre et pour cela, vous devez clairement identifier votre audience. Si vos clients trouvent un intérêt, ils interagiront forcément.
02.
La création des titres pertinents
C’est une étape importante qui mérite une attention particulière. Le choix des mots doit se faire de manière stratégique d’autant plus que certains peuvent facilement créer un impact chez le spectateur tout en lui permettant de rester accroché jusqu’à la fin du webinar.
C’est pareil pour ceux qui rejoignent l’événement en cours car ils pourront être mieux fixés sur son contenu en lisant les titres.
03.
La planification virtuelle
Certains webinars ont été un échec à cause du manque de préparation et de planification en amont. Pour éviter ce type de désagrément, un contenu de qualité est indispensable sans oublier la définition d’une bonne stratégie de webinar dans le temps.
La méthode la plus courante est la création d’un ensemble de webinars sous forme d’entonnoir.
Chaque organisateur détermine le rythme qui correspond le plus à ses besoins avec la possibilité de le tenir par semaine ou par mois. Les thématiques doivent également converger vers la finalité du webinar.
04.
Construire une bonne audience
Plusieurs moyens sont utilisés pour amener des personnes à adhérer à un webinar.
Contrairement à l’envoi régulier des e-mails généralement considéré comme une promotion commerciale, il est préférable de se concentrer sur un contenu intéressant publié de manière constante pour se forger une image sur le temps et bâtir une communauté.
La mise en place d’une stratégie communicationnelle est déterminante pour entretenir constamment vos prospects. Les experts conseillent d’entamer la stratégie promotionnelle un mois avant la tenue de l’événement.
05.
Miser sur la présentation
Elle est l’élément principal du webinar d’autant plus que c’est ce qui motive les spectateurs de revenir vous suivre. Pour réussir la fidélisation de son audience, plusieurs techniques peuvent être employées.
C’est le cas du storytelling qui consiste à illustrer ce qu’on dit par des histoires afin d’aider ses clients à mieux cerner ses propos.
Cela peut également se faire via des données graphiques ou chiffrées qui sont un contenu facilement mémorisable.
06.
Définir une stratégie post-webinar
L’évaluation des précédentes sessions est déterminante dans la tenue des prochaines.
Après une étude approfondie des performances de vos webinars et des statistiques liées aux outils utilisés, on peut adopter une nouvelle stratégie afin d’améliorer les éditions à venir.
L’évaluation de vos événements en ligne doit tenir compte du taux de participation, le nombre de personnes inscrites, les actions posées pendant son déroulement etc.
En quoi un Webinar est indispensable pour les entreprises ?
Pour atteindre des cibles étrangères grâce à votre site Internet, vous devez forcément travailler sur votre référencement international.
Notre offre dans ce sens consiste à identifier le potentiel de visibilité et de trafic grâce à une étude sur les requêtes organiques internationales.
Grâce à notre connaissance de Google Trend et Semrush, nous pourrons également identifier l’évolution des tendances de vos mots-clés à l’international. Il faudra ensuite sélectionner les pays cibles sur lesquels axer les actions à mener. En tant que l’un des moyens de communication les plus utilisés depuis quelque temps, le webinar a un impact positif considérable sur le bon déroulement des activités au sein d’une entreprise.
Son utilisation peut être à la fois interne et externe avec pour unique but la diffusion d’un contenu intéressant pour édifier les employés ou les clients. Cet outil fait partie d’une stratégie d’inbound marketing afin d’obtenir des leads. Les entreprises organisent des webinars pour plusieurs raisons. En plus d’apporter des connaissances réelles à leurs clients sur un produit ou service donné, cet outil de communication favorise la fidélisation de ses prospects et optimise la visibilité de votre entreprise. L’interactivité des webinars offre la possibilité aux spectateurs de poser des questions au travers d’une interface virtuelle et cela favorise un sentiment d’adhésion. Les internautes peuvent désormais s’exprimer plus librement sur des sujets et cela contribue à construire une véritable communauté. Si le webinar a été utilisé dans le cadre des activités internes de l’organisme, il favorise un esprit d’équipe et d’appartenance.
Un moyen efficace d’obtenir de meilleurs résultats d’autant plus que chaque collaborateur se sentira intégré dans la stratégie de l’entreprise. En somme, il ressort de ce qui précède que la digitalisation des événements bénéficie d’un avis favorable auprès des entreprises surtout en cette période de crise sanitaire. Cette nouvelle tendance aide les professionnels dans l’accomplissement de leurs missions tout en leur permettant de rester efficace via l’utilisation de nombreux outils de communication tels que les webinars.
Selon le ciblage effectué, nos webmasters se chargeront de trouver la solution idéale pour gérer les URL à l’international. Ils se baseront entre autres sur les critères utilisés par le moteur de recherche pour reconnaître les langues et les pays. Ils veilleront enfin à optimiser votre site pour l’indexation.
Grâce à notre connaissance de Google Trend et Semrush, nous pourrons également identifier l’évolution des tendances de vos mots-clés à l’international. Il faudra ensuite sélectionner les pays cibles sur lesquels axer les actions à mener. En tant que l’un des moyens de communication les plus utilisés depuis quelque temps, le webinar a un impact positif considérable sur le bon déroulement des activités au sein d’une entreprise.
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Selon le ciblage effectué, nos webmasters se chargeront de trouver la solution idéale pour gérer les URL à l’international. Ils se baseront entre autres sur les critères utilisés par le moteur de recherche pour reconnaître les langues et les pays. Ils veilleront enfin à optimiser votre site pour l’indexation.
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Notre offre dans ce sens consiste à identifier le potentiel de visibilité et de trafic grâce à une étude sur les requêtes organiques internationales.
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Il faudra ensuite sélectionner les pays cibles sur lesquels axer les actions à mener.
En tant que l’un des moyens de communication les plus utilisés depuis quelque temps, le webinar a un impact positif considérable sur le bon déroulement des activités au sein d’une entreprise.
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Si le webinar a été utilisé dans le cadre des activités internes de l’organisme, il favorise un esprit d’équipe et d’appartenance.
Un moyen efficace d’obtenir de meilleurs résultats d’autant plus que chaque collaborateur se sentira intégré dans la stratégie de l’entreprise.
En somme, il ressort de ce qui précède que la digitalisation des événements bénéficie d’un avis favorable auprès des entreprises surtout en cette période de crise sanitaire.
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Ils se baseront entre autres sur les critères utilisés par le moteur de recherche pour reconnaître les langues et les pays. Ils veilleront enfin à optimiser votre site pour l’indexation.
